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Unicef CAR Country Office Staff Association/Association du Personnel Unicef RCA - Sommaire
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RAPPORT DE L’ASSEMBLEE GENERALE DE
L’ASSOCIATION DU PERSONNEL DE L’UNICEF CENTRAFRIQUE


BANGUI LE 26 JANVIER 2018



Vendredi le 26 janvier 2018, s’est tenue dans la salle de conférence de l’Unicef Bangui l’Assemblée Générale de l’Association du Personnel de l’Unicef–Centrafrique. Ont pris part, 75 participants relevant du personnel du bureau de Bangui, --- staff des bureaux de zone de Bambari, --- de Kaga-Bandoro, --- Bossangoa et --- de Bouar par conférence call. Ayant remercié tous les participants pour n’avoir misé sur leur disponibilité, la Présidente de l’Association a présenté l’agenda de l’Assemblée Générale dont le contenu est déroulé selon l’ordre du jour ci-après.
1. La présentation du rapport narratif des activités de l’Association;
2. La présentation du rapport financier des activités de l’Association;
3. La soumission du procès-verbal de l’AG du 29 aout 2017 à validation;
4. Des travaux de groupes et la restitution des résultats;
5. Les élections partielles des membres du Bureau;
6. La présentation des points clés de la standardisation de la constitution

I-PRESENTATION DU RAPPORT NARRATIF DES ACTIVITES 2017 DE L’ASSOCIATION

Le déroulement de ce rapport par la Présidente de l’Association fait suit a une Assemblée générale ordinaire convoqué le 29 aout 2017 ayant réuni les membres du personnel du Bureau de Bangui ceux des bureaux de zone de Bouar, Bambari, Bossangoa et Kaga-bamdoro totalisant a peu près cent-quatre participants. L’objet étant de passer en revue le statut de la mise en œuvre des activités du Plan d’action 2017, les défis rencontrés, les bonnes pratiques et situer les membres du personnel sur les assistances de 2017.
Il faut rappeler que les activités du Plan d’action 2017 de l’Association etait constitué des composantes suivantes autour desquelles les actions ont été formulées pour être mise en œuvre. Il s’agit de la communication, la motivation, les activités sociales, le développement du Staff, le bien-être du staff, le bien-être du personnel (UN CARES, CARING FOR US). Ces volets ont fait entre temps l’objet de recommandations lors de la dernière retraite du personnel.
Tableau relatif au statut de la mise en œuvre des activités de 2017

ACTIVITES REALISEES ACTIVITES NON REALISEES

1. Sanctionner et documenter les comportements contre éthiques 1. Insérer le cours d'éthique et intégrité dans les e-PAS
2. Rendre effectif le flexy time 2. Mettre en place une comité éthique et intégrité pour faire des sensibilisations/dialogues
3. Organiser des activités sportives et culturelles 3. Encourager le respect des heures de travail
4. 4. aider à mieux organiser le temps de travail
5. Activités sportives (Marche, football, basket, tennis, etc,) (mensuel) 5. Inviter les superviseurs d'éviter d'appeler leur supervise en dehors des heures de travail
6. Célébration de la fêté de travail 6. Dégustation des spécialités culinaires de différente nationalité (fois par année)
7. Mettre à disposition des staffs de Bangui une micro-onde pour ceux qui viennent avec leur repas, rediscuter les termes de références de la cafète avec le prestataire (Qualité du service, des repas, la variété des repas) 7. Soirées dansantes (une fois par trimestre)
8. Organiser les activités récréatives (anniversaire groupe par mois, excursion, marche, sport…) 8. Excursion en dehors de Bangui
9. Organiser les réunions de l'ALP de façon régulière (mensuel) 9. Sorties récréatives (pick-nick, partage de repas, danse etc) par trimestre
10. Appuyer le plan annuel des activités ALP des bureaux de zone 10. Activités culturelles (Projection de films, débats, jeux...)
11. Partager les textes de l'Association (Statut et règlement intérieur) 11. Echanges/partages d'expériences entre assistants (intersection sections/inter bureaux)
12. Partager les textes de l'Association (Statut et règlement intérieur) 12. L'ALP doit communiquer régulièrement sur les manquements et sanctions disciplinaire sans nommer les collègues concernés
13. Contribuer à l'hygiène du bureau (Ne pas manger dans les bureaux)

En parallèle de ce plan d’action 2017, l’Association du personnel a fait état de bien d’autres activités dont i) assistance a (07) nouveau-nés ii) assistance a (7) familles éprouvées iii) et (3) assistance mariage. Sur le plan administratif, la présence des membres du bureau de l’ALP a été significative aux différentes réunions de CMT, au JCC et a fait des rencontres avec les Ressources Humaines dans le cadre des textes et procédures.

II-PRESENTATION DU RAPPORT NARRATIF DES ACTIVITES DE L’ASSOCIATION

Cette présentation faite par la Trésorière sortante a porté sur : i) l’état financier de novembre à décembre 2017 ii) l’analyse financière sur les prévisions d’entrée iii) le cout d’assistance par type d’événement.
i) l’état financier de novembre 2016 à décembre 2017
La trésorerie de l’Association a enregistré une entrée totale en termes de recettes d’un montant global de 15,600,389 F cfa contre la charge annuelle de 12,048,342 F cfa avec un solde à ce jour de 3,552,047 Fcfa.
Rubriques Montant Solde
Get together 3,534,524
Assistance 2,100,000
Arbre de Noel (enfants staff) 5,154,813
Arbre de Noel (social) 735,000
Talent Academy 375,000
Réunion Bureau régional 60,200
Cantine 88,805

TOTAL 12,048,342 3,552,047 F cfa

En termes de passif, il a été relevé qu’un recouvrement à la hauteur de 763,000 FCFA est encore en instance auprès des collègues Internationaux contre une cotisation effective de 6, 614,000 FCA en 2017.

ii) l’analyse financière sur les prévisions d’entrée

L’analyse financière faite a montré que les charges de l’Association sont excessives contre les ressources prévisionnelles. L’équation démontre qu’il y a lieu d’ajuster d’une part à la hausse le niveau des cotisations individuelles en adéquation aux charges et d’autre part envisager la possibilité de surseoir à certaines dépenses ne relevant pas d’une nécessité vitale telles que l’assistance financière au mariage et assistance/naissance endossée entre temps par la trésorerie de l’Association.

Tableau récapitulatif des cotisations par catégorie de staff

CATEGORIE NOMBRE COTISATION MENSUELLE SOMME ANNUELLE COTISATION TOTALE

IP 48 7,000 84,000 4,032,000
GS1-GS3 38 1,500 18,000 684,000
GS4-GS5 24 2,500 30,000 720,000
GS6-GS7 8 3,750 45,000 360,000
NO1-NO4 24 5,000 60,000 2,280,000
Total prevision 8,076,000

iii) le cout d’assistance par type d’événement

COTISATION/AN/CATEGORIE STAFF NAISSANCE DECES MARIAGE
GS 1-3 30000 60000 100000
GS4-5 30000 60000 100000
GS6-7 30000 60000 100000
NO 30000 60000 100000
IP 30000 60000 100000
IP 30000 60000 100000

V- LES ELECTIONS PARTIELLES

Suite aux mouvements de départ de certains collègues qui occupaient de postes de responsabilités au sein du bureau de l’ALP, la structure s’est retrouvée avec au moins cinq postes vacants à savoir le Secrétariat General, la Trésorerie Générale et trois (3) postes de Vice-présidence concernant les Bureaux de zone de Bossangoa, Bouar et Bambari. Aussi, a-t-il été jugé impératif, pour le bon fonctionnement du Bureau de faire élire des nouveaux membres en compensation d’effectif.
A cet effet, sous l’égide des Pooling officers, des élections partielles ont été organisées en présence de --- membres du personnel électeur le vendredi 27 Janvier 2018 dans la salle de conférence du bureau central et les quatre bureaux de zone de l’UNICEF-RCA.
Suite à ces élections, le Bureau de l’Association du Personnel de l’Unicef-Centrafrique est dorénavant constitué comme suit :
1. Présidente : Madame Sylvie Marmier DEDE
2. Secretaire Generale :Mr Emilien Gerald Nerguidima
3. Tresoriere Generale: Mademoiselle Emma MBAZOA

4. Les Vice-présidents:
 Bureau de zone Bossangoa : Mr Paul Tchebasso
 Bureau de zone Bouar : Dr Mbary Siolo Mada Bebelou
 Bureau de zone Bambari : Henri Bosco Issapa
 Bureau de zone Kaga-Bandoro : Desire Yakhate.

VI-RESULTATS DES TRAVAUX DE GROUPES ET RECOMANDATIONS

Lors de l’Assemblée Générale tenue en Aout 2017, des groupes de travail ont été constitués pour se prononcer sur quatre thématiques dont les résultats de leur réflexion devraient alimenter le Plan d’action de l’ALP et surtout améliorer le statut du moral du staff. Il s’agissait des thématiques suivantes : i) la réflexion sur les priorités du Plan d’actions ii) la réflexion su la gestion de l’ALP iii) la réflexion sur la gestion financière et en fin iv) la réflexion sur des propositions de nouveaux projets à soumettre à l’Association. Les résultats de ces travaux n’étant pas entre temps approuvés, ils ont été revus par quatre autres groupes constitués dont les résultats présentés en plénière se déroulent comme suivants :
i) De la réflexion sur les priorités du Plan d’actions
Le groupe a discuté du contenu du plan d’action proposé par l’ALP et soumis à l’assemblée.

ii) la réflexion sur la gestion de l’ALP

Le groupe a mené sa réflexion sur la fonctionnalité des comités autour de l’ALP (évènements spéciaux et loisirs, assistance, la gestion du cafeteria). Il en ressort les recommandations suivantes :
1. Mettre à la disposition des différents comités de l’ALP les TDRs et les plans d’action ;
2. Faire circuler l’information sur l’existence des cafeteria aux staffs en attendant la finalisation du processus de l’Appel d’Offres pour la gestion du cafeteria du Bureau et sa réfection ;
3. Recommander aux staffs de prendre connaissance des textes régissant l’ALP pour s’en approprier, l’ALP étant une affaire de All staff et non des membres du bureau.
iii) la réflexion sur la gestion financière
Le groupe s’est penché sur la gestion financière et l’utilisation des cotisations des membres concernant les points forts et les faiblesses de la gestion des ressources de l’Association et les propositions d’améliorations sur les activités Arbres de Noel et les Assistances. Il en ressort les décisions suivantes :
1. Au niveau des forces, le groupe estime qu’il y a une volonté manifeste de transparence dans la gestion des ressources de l’Association ;

2. Par contre au niveau des faiblesses, le groupe note que la présentation du niveau des recettes et dépenses n’ pas été exhaustive ii) que le faible niveau de cotisation des collègues IP affaiblit la gestion de la trésorerie iii) qu’il y a lieu de justifier un peu très clairement la motivation de la démission de la Trésorière Générale. De manière générale et surtout vu le niveau des contributions, le groupe a suggéré que les montants attribués aux assistances –naissance, décès et mariage soient revus à la baisse et que l’on tienne compte prochainement dans la comptabilité de la trésorerie de l’Association les contributions exceptionnelles collectées par l’ALP ou une section dans le cadre d’assistance a un staff soient également comptabilisées au même titre que les recettes-dépenses régulières. Sur le point de savoir la contribution de l’Organisation en soutien à l’Association, le Charge des Operations a pris la parole pour éclairer le personnel qu’il existe une ligne d’un montant de ------ est toujours dédiée pour des achats ------ que l’Orgaiation acoorde

3. En termes de points d’amélioration, le groupe de travail a estimé i) que l’Unité des Finances puisse apporter un appui technique a l’ALP en matière de la trésorerie, ii) qu’il soit mise en place un Comité de contrôle interne des dépenses et des recettes en vue d’améliorer la gestion de la trésorerie iv) que le Bureau s’attèle à suivre l’application des dispositions prises par la COSA au niveau local.

iv) la réflexion sur des propositions de nouveaux projets

En vue d’alimenter le Plan d’action de l’Association, il a été recommandé à ce groupe de faire de suggestions sur la pertinence des projets proposés avant la validation du Plan.


VII-DES DECISIONS EN ASSEMBLEE GENERALE

Suite à des recommandations formulées par les groupes de travail et après les avoir revue en plénières les décisions suivantes ont été électivement prises en vue d’améliorer la trésorerie de l’Association :
1. La contribution de l’Association a la naissance d’un bébé de staff qui s’élève initialement a 30,000 CFA est supprimée ;
2. La contribution de l’Association pour l’assistance au mariage d’un staff s’élève entre temps a 100,000 F CFA est également supprimée ;
3. L’assistance au Décès d’un staff est normalisée pour l’heure à 200,000 FCFA ;
4. L’assistance décès pour famille du staff est dorénavant strictement limitée aux membres de la famille nucléaire (les conjoints et enfants).
5. Le taux mensuel de cotisation par staff dorénavant majoré de 50% comme reflétant dans le tableau ci-après :
CATEGORIE Ancien taux Nouveau taux
IP 7,000
GS1-GS3 1,500
GS4-GS5 2,500
GS6-GS7 3,750
NO1-NO4 5,000

N.B : la tradition contributive au sein du bureau pour porter assistance en nature ou en espèce collectés demeure toujours comme bonne pratique à chacun quand l’occasion s’impose.



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